Employés, clients, fournisseurs, visiteurs : dans de nombreuses entreprises, les gens entrent et sortent toute la journée. Cela comporte certains risques. Comment empêcher les visiteurs indésirables de pénétrer dans votre bâtiment ? Comment préserver la santé de votre lieu de travail ? Comment protéger les données de vos visiteurs ? Et comment assurer la sécurité de tous si, par exemple, un incendie se déclare ?
Les caméras de sécurité et les systèmes d’alarme sont déjà présents dans la plupart des entreprises. Cependant, ils ne suffisent pas à limiter les risques. On néglige souvent le fait que votre réception est votre première ligne de défense. En passant à un système de gestion des visiteurs, vous vous assurez que votre lieu de travail reste sûr, sain et conforme.
Pourquoi adopter un système de gestion des visiteurs ?
Un système de gestion des visiteurs modernise et automatise l’accueil. Il remplace les registres papier par une solution numérique capable d’enregistrer, identifier et suivre chaque visiteur. Cela renforce la sécurité, simplifie la conformité et améliore l’image professionnelle de l’entreprise.
Les avantages d’un système de gestion des visiteurs
1. Contrôle et traçabilité des visiteurs
La première façon dont les systèmes de gestion des visiteurs renforcent la sécurité est de gérer le flux des personnes qui entrent et sortent. Toute personne entrant dans le bâtiment doit s’enregistrer lorsqu’elle entre ou quitte les lieux. De cette façon, vous savez exactement qui se trouve sur le site à tout moment.
Les visiteurs sont également invités à fournir certaines informations personnelles, comme un numéro de téléphone, une adresse électronique, et ils peuvent se faire photographier. Ces données sont ensuite stockées dans le cloud. Cela peut dissuader toute personne ayant des intentions malveillantes de pénétrer dans les locaux.
2. Badges d’identification
Les badges des visiteurs délivrés à la main peuvent facilement être perdus, utilisés abusivement ou falsifiés. Avec un système de gestion des visiteurs, votre visiteur peut imprimer un badge d’identification qui ne peut pas être falsifié.
Ce badge contient une photo et les coordonnées du visiteur, ce qui permet d’identifier facilement toute personne présente sur le site. En outre, le badge comprend le nom de l’hôte et une date d’expiration, ce qui empêche l’utilisation répétée du badge.
3. Conformité des accords numériques
Vos visiteurs doivent-ils signer un formulaire ou un accord ? Avec un système de gestion des visiteurs, vous pouvez leur faire signer numériquement des accords de non-divulgation, des protocoles de sécurité ou des règlements d’entreprise. Les informations sont ensuite stockées dans le cloud. La mise à disposition des documents via une plateforme numérique centralisée accélère le processus et garantit une meilleure conformité.
4. Protection des données
Contrairement à un registre papier, la gestion des visiteurs garantit la sécurité des données confidentielles. Les visiteurs ne peuvent accéder qu’à leurs propres informations et ne peuvent pas consulter les données des autres invités à la réception. Après le processus d’enregistrement, toutes les informations sont stockées rapidement et en toute sécurité dans la base de données.
5. Santé et sécurité post-COVID
Dans de nombreuses entreprises, tout est revenu à la normale après la crise du corona. Les réunions avec les clients, les réunions du conseil d’administration et les événements de réseautage peuvent se dérouler comme avant la pandémie. Le personnel est de retour, tout comme les fournisseurs de restaurants d’entreprise, et distributeurs automatiques.
En bref, les entreprises bourdonnent à nouveau d’activité. Et chaque visiteur que vous accueillez dans votre entreprise est un propagateur potentiel de COVID-19.
Depuis la pandémie, la gestion sanitaire fait partie intégrante de la sécurité. Le VMS permet de filtrer les visiteurs selon les protocoles internes et de retracer rapidement les contacts en cas d’épidémie. Cela protège à la fois les employés et les visiteurs, tout en garantissant la continuité de l’activité.
Impact sur la sécurité globale de l’entreprise
Un système de gestion des visiteurs renforce la sécurité physique, la protection des données et la confiance organisationnelle. Il permet une réaction rapide en cas d’incident, réduit les risques d’accès non autorisés et améliore le sentiment de sécurité des employés.
Un environnement sûr favorise la productivité et la sérénité au travail.
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Chez INTEGRAL RESOURCES (IRS), la sécurité commence à l’accueil. Notre solution de gestion des visiteurs centralise le contrôle d’accès, la signature numérique, l’impression sécurisée des badges et la gestion sanitaire en un seul outil.
Elle s’adapte à tout type d’entreprise, du siège administratif aux sites industriels.
Sécuriser votre accueil, protéger votre entreprise
Un système de gestion des visiteurs est plus qu’un outil d’accueil : c’est un bouclier de sécurité intégré à votre stratégie d’entreprise.
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