Solution Gestion Électronique des Documents (GED) et archivage numérique à Abidjan
Et si vous arrêtiez enfin de subir le poids des vos archives documentaires ?
Selon l’AIIM (Association for Information and Image Management), la dématérialisation permet de réduire de 50 à 70 % les coûts liés aux flux documentaires, en supprimant les traitements manuels, les impressions, les manipulations physiques et les erreurs de traitement.
Vous avez des papiers. Des mails. Des courriers. Des formulaires.
Et surtout… vous avez des montagnes de fichiers éparpillés, classés à moitié, souvent introuvables quand vous en avez besoin.
La gestion documentaire dans votre entreprise fonctionne comme elle peut.
Mais est-elle réellement sous contrôle ?
C’est quoi la GED?
Gestion Électronique des Documents (GED) Chez IRS – Integral Resources Solutions, la Gestion Électronique des Documents (GED) représente un pilier central de la modernisation des environnements professionnels. Notre rôle est d’accompagner les organisations publiques, privées et institutionnelles dans la transition vers une gestion documentaire efficace, sécurisée et parfaitement adaptée aux réalités opérationnelles africaines.
La GED regroupe l’ensemble des méthodes, logiciels et processus permettant de numériser, classer, stocker, organiser, rechercher, partager et archiver des documents de façon structurée et sécurisée — en remplaçant progressivement la gestion papier traditionnelle, coûteuse et difficile à contrôler.
Ce n’est pas parce que vous scannez vos documents que vous avez une GED.
Beaucoup d’entreprises pensent avoir franchi le cap de la transformation numérique parce qu’elles n’utilisent “plus trop de papier”.
En réalité :
- Les dossiers sont sur des disques partagés sans contrôle d’accès
- Les mails importants sont stockés dans les boîtes personnelles
- Les documents signés circulent en PDF… puis sont imprimés pour être re-signés
- Personne ne sait vraiment où est la dernière version à jour
- Et un audit ? Il vous faudrait une semaine pour tout retrouver
La vérité, c’est que vous êtes encore trop dépendants de méthodes improvisées.
Grâce à une solution GED intégrée proposée par IRS, votre organisation peut :
- réduire significativement les risques liés à la manipulation et à la perte de documents papier
- retrouver instantanément l’information utile via
- la recherche avancée par mots-clés, catégories ou métadonnées
- sécuriser l’accès aux documents selon les rôles et autorisations internes
- automatiser des workflows clés (validation interne, signatures électroniques, diffusion, archivage)
- centraliser l’information et conserver un historique complet des mises à jour et actions
Ce que vous attendez vraiment d’une GED (et que peu vous proposent)
Vous n’avez pas besoin d’un outil de plus.
Vous avez besoin :
D’un système fiable qui centralise tout
D’une méthode simple pour capter et organiser chaque document, quel que soit son format ou sa provenance
D’une automatisation intelligente pour éviter les oublis, les doublons et les ressaisies
D’une traçabilité complète : savoir qui a fait quoi, quand, sur quel document
D’une conformité garantie en cas d’audit, de contrôle ou de litige
D’un accompagnement humain, pour que vos équipes prennent en main l’outil sans résistance
C’est exactement ce que vous propose notre solution GED.
Une solution complète, modulaire, et prête à s’adapter à vos besoins métiers réels.
Capture multicanale intelligente
Vos documents arrivent de partout : papiers, mails, formulaires, scannés, annexes PDF…
Notre système les reconnaît, les lit, les indexe automatiquement grâce à des technologies avancées (OCR, ICR, LAD/RAD).
→ Vous ne perdez plus rien.
Indexation et classement automatiques
Plus besoin de trier à la main.
La solution range, relie, et organise chaque pièce dans le bon dossier, avec les bonnes métadonnées.
→ Vos dossiers sont toujours prêts, complets, et à jour.
Automatisation des processus métiers
- Validation de contrats
- Signature de bons de commande
- Traitement des factures
- Relance des pièces manquantes
- Suivi des délais
Tous vos flux peuvent être automatisés, sans coder.
→ Vos équipes se concentrent sur ce qui compte. Le reste tourne tout seul.
Signature électronique intégrée
Finis les allers-retours de PDF.
Notre GED inclut un module de signature certifiée, intégré dans vos processus.
→ Vos documents sont signés plus vite. Et ils restent traçables, archivés, exploitables.
Traçabilité, sécurité et conformité intégrées
Chaque action est enregistrée.
Vous contrôlez les droits d’accès selon les profils, les services, les niveaux de confidentialité.
Conformité RGPD, KYC, auditabilité, conservation à valeur probante : tout est prévu.
→ Vous êtes sereins. Vos documents sont protégés.
Intégration avec vos outils existants
ERP (SAP, SAGE, Oracle…) CRM, RH, messagerie professionnelle, SharePoint…
Notre solution s’intègre facilement dans votre environnement.
→ Pas de double saisie. Pas de rupture de chaîne.
Suivi, tableaux de bord et pilotage
Vous suivez :
- Les délais de validation
- Les blocages de processus
- Les volumes traités
- La charge documentaire par service
→ Vous prenez de meilleures décisions, plus rapidement.
Une solution pensée pour votre réalité
Pas besoin d’être une multinationale pour en tirer profit.
Notre GED s’adapte à tous les secteurs :
Secteur | Gains immédiats |
Administrations & collectivités | Traçabilité, transparence, dématérialisation complète |
PME & ETI | Structure, performance, pilotage documentaire |
Banques & assurances | Sécurisation KYC, conformité RGPD, audits fluides |
Cabinets juridiques | Dossiers consolidés, preuves documentaires, archivage |
Écoles & universités | Dossiers étudiants, mobilité, diplômes, examens |
Pour qui c’est fait ?
- Les DAF qui galèrent avec les justificatifs et les audits
- Les DRH qui cherchent les contrats dans 3 endroits différents
- Les juristes qui impriment pour faire signer un PDF
- Les DG qui veulent piloter proprement sans improviser
-
Les admins, les écoles, les banques, les PME, les grands groupes…
→ Bref, toutes celles et ceux qui veulent que les choses tournent rond.
Ce que vous allez obtenir (et garder pour de bon)
Avant | Après |
Dossiers éparpillés | Vue unifiée, structurée et accessible |
Signatures lentes et imprimées | Signature électronique intégrée et conforme |
Processus manuels | Workflows automatisés, traçables |
Stress à l’approche d’un audit | Sérénité absolue : tout est archivé et prouvable |
Informations cachées | Transparence, supervision, contrôle en temps réel |
Ce qu’on vous propose maintenant
Pourquoi c’est stratégique ? Une gestion documentaire efficace n’est plus un « plus », c’est une nécessité pour gagner en rapidité, en conformité et en gouvernance. La GED permet de : fluidifier la circulation de l’information accélérer la prise de décision améliorer la traçabilité réglementaire réduire les coûts et les pertes de temps liés au papier La GED est un levier concret de transformation numérique.
Avec IRS, vous adoptez une plateforme fiable, maîtrisée et évolutive, pensée pour les organisations d’aujourd’hui et de demain, au cœur de l’écosystème numérique africain.
Un audit gratuit de vos processus documentaires actuels
Une recommandation personnalisée, claire et sans jargon
Un accompagnement complet, du paramétrage à la formation
Une installation souple : cloud sécurisé ou hébergement local
Des formules accessibles : achat, abonnement, ou location
Vous voulez reprendre le contrôle de vos documents ?
Si vous avez l’impression que la gestion documentaire vous échappe…
Que votre organisation se perd dans les fichiers…
Qu’il est temps de faire mieux, mais sans savoir par où commencer…
👉 On est là. Et on sait faire.