𝗠𝗮𝗶̂𝘁𝗿𝗶𝘀𝗲𝗿 les étapes de mise en place d’une 𝗚𝗘𝗗 est essentiel si l’on veut optimiser ses processus et faciliter la gestion des informations.
🟠 𝗔𝗰𝗾𝘂𝗶𝘀𝗶𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗱𝗲𝘀 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝘀
C’est la 1re étape de la vie d’un document dans une GED.
Celui-ci peut-être directement intégré s’il est sous forme électronique ou, s’il n’existe qu’en format papier, il faudra passer par la numérisation de celui-ci.
🟠 𝗖𝗹𝗮𝘀𝘀𝗲𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗱𝗲𝘀 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝘀
Après l’intégration des documents ceux-ci doivent être classés selon, une logique choisie.
Une fois classés, les documents peuvent être indexés afin de faciliter leur utilisation.
𝑰𝒏𝒅𝒆𝒙𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒑𝒂𝒓 𝒕𝒚𝒑𝒆 : Métadonnées (titre, date, catégorie…)
𝑰𝒏𝒅𝒆𝒙𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒑𝒂𝒓 𝒎𝒐𝒕𝒔 𝒄𝒍𝒆́𝒔 : Termes fréquents, thésaurus.
✔ Ces étapes doivent optimiser la recherche de documents dans l’organisation.
🟠 𝗚𝗲𝘀𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗱𝗲𝘀 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝘀
La gestion des documents regroupe toutes les actions qui interviennent après la création du document :
Sécurité et droits d’accès, modification des métadonnées, modification, suivi, échanges entre utilisateurs, archivage, évolution du document.
🟠 𝗦𝘁𝗼𝗰𝗸𝗮𝗴𝗲 𝗱𝗲𝘀 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝘀
Le stockage des documents doit répondre aux problématiques de conservation (cadre légal, temporalité), de révision, de destruction et tout simplement d’archivage.
-Il est important de bien choisir son 𝒔𝒖𝒑𝒑𝒐𝒓𝒕 𝒅𝒆 𝒔𝒕𝒐𝒄𝒌𝒂𝒈𝒆, il doit être adapté au volume, à la fréquence de consultation, à l’importance des données et donc il doit offrir des garanties de sécurité.
–𝑳’𝒐𝒓𝒈𝒂𝒏𝒊𝒔𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒅𝒖 𝒔𝒕𝒐𝒄𝒌𝒂𝒈𝒆 (droit d’accès, classement…) et la durée de conservation des documents doit être pris en compte pour permettre une régulation et une alimentation régulière.
Ainsi que permettre des actions comme la révision et la suppression !
🟠 𝗗𝗶𝗳𝗳𝘂𝘀𝗶𝗼𝗻 𝗱𝗲𝘀 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝘀
La restitution des documents est une étape tout aussi importante car elle pose des questions de sécurité : Qui récupère l’information ? Qu’en fait-il ?
𝑴𝒐𝒅𝒆 𝒑𝒖𝒍𝒍 : L’information est disponible et c’est l’utilisateur qui la recherche.
𝑴𝒐𝒅𝒆 𝒑𝒖𝒔𝒉 : L’information est transmise vers l’utilisateur.
👉 Choisir un logiciel GED ne suffit pas à optimiser tout son processus de gestion documentaire, il est important d’intégrer une méthodologie claire qui va s’intégrer au sein de votre organisation. C’est pourquoi, bénéficier d’un accompagnement est très souvent nécessaire pour profiter d’une expertise et d’un suivi
📣 Si vous souhaitez approfondir le sujet n’hésitez pas à lire notre article sur les questions à se poser pour bien choisir une GED
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