Employés, clients, fournisseurs, visiteurs : dans de nombreuses entreprises, les gens entrent et sortent toute la journée. Cela comporte certains risques. Comment empêcher les visiteurs indésirables de pénétrer dans votre bâtiment ? Comment préserver la santé de votre lieu de travail ? Comment protéger les données de vos visiteurs ? Et comment assurer la sécurité de tous si, par exemple, un incendie se déclare ?
Les caméras de sécurité et les systèmes d’alarme sont déjà présents dans la plupart des entreprises. Cependant, ils ne suffisent pas à limiter les risques. On néglige souvent le fait que votre réception est votre première ligne de défense. En passant à un système de gestion des visiteurs, vous vous assurez que votre lieu de travail reste sûr et sain.
Voici comment les systèmes de gestion des visiteurs peuvent améliorer la sûreté et la sécurité dans votre entreprise.
1. Contrôle des visiteurs
La première façon dont les systèmes de gestion des visiteurs renforcent la sécurité est de gérer le flux des personnes qui entrent et sortent. Toute personne entrant dans le bâtiment doit s’enregistrer lorsqu’elle entre ou quitte les lieux. De cette façon, vous savez exactement qui se trouve sur le site à tout moment.
Les visiteurs sont également invités à fournir certaines informations personnelles, comme un numéro de téléphone, une adresse électronique, et ils peuvent se faire photographier. Ces données sont ensuite stockées dans le nuage. Cela peut dissuader toute personne ayant des intentions malveillantes de pénétrer dans les locaux.
2. Badges d’identification
Les badges des visiteurs délivrés à la main peuvent facilement être perdus, utilisés abusivement ou falsifiés. Avec un système de gestion des visiteurs, votre visiteur peut imprimer un badge d’identification qui ne peut pas être falsifié.
Ce badge contient une photo et les coordonnées du visiteur, ce qui permet d’identifier facilement toute personne présente sur le site. En outre, le badge comprend le nom de l’hôte et une date d’expiration, ce qui empêche l’utilisation répétée du badge.
3. Conformité des accords numériques
Vos visiteurs doivent-ils signer un formulaire ou un accord ? Avec un système de gestion des visiteurs, vous pouvez leur faire signer numériquement des accords de non-divulgation, des protocoles de sécurité ou des règlements d’entreprise. Les informations sont ensuite stockées dans le cloud. La mise à disposition des documents via une plateforme numérique centralisée accélère le processus et garantit une meilleure conformité.
4. Protection des données
Contrairement à un registre papier, la gestion des visiteurs garantit la sécurité des données confidentielles. Les visiteurs ne peuvent accéder qu’à leurs propres informations et ne peuvent pas consulter les données des autres invités à la réception. Après le processus d’enregistrement, toutes les informations sont stockées rapidement et en toute sécurité dans la base de données.
5. Santé
Dans de nombreuses entreprises, tout est revenu à la normale après la crise du corona. Les réunions avec les clients, les réunions du conseil d’administration et les événements de réseautage peuvent se dérouler comme avant la pandémie. Le personnel est de retour, tout comme les fournisseurs de restaurants d’entreprise, et distributeurs automatiques. Peut-être avez-vous des entrepreneurs qui transforment vos bureaux pour les adapter aux nouvelles tendances du travail flexible et hybride.
En bref, les entreprises bourdonnent à nouveau d’activité. Et chaque visiteur que vous accueillez dans votre entreprise est un propagateur potentiel de COVID-19.
Les systèmes de gestion des visiteurs sont devenus indispensables pour protéger la santé et la sécurité des employés, ainsi que des visiteurs. Ils peuvent aider à filtrer les visiteurs, et si une épidémie se déclare, vous savez exactement qui prévenir.
La sécurité de vos bâtiments, de vos employés et de vos visiteurs est une préoccupation majeure pour toute organisation. Tout commence à la réception. Un solide système de gestion des visiteurs peut armer votre entreprise contre tous les risques de sécurité possibles. Et un sentiment de sécurité plus élevé est à son tour lié à un meilleur engagement et à de meilleures performances du personnel.
Chez INTEGRAL RESOURCES, nous prenons la sécurité au sérieux. Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise, discutez avec nous pour voir comment notre solution peut vous aider à améliorer votre accueil.
